مستندسازی در روابط عمومی یکی از اقداماتی است که در نگاه اول ساده، اما دارای پیچیدگی هاییست و اهمیت بسزایی دارد. یکی از کارکردهای مهم مستندسازی در روابط عمومی، فراهم شدن مجموعه اطلاعات دسته بندی شده در فضای واقعی و مجازی است که در قالب فایل های چند رسانه ای اعم از مکتوب، تصاویر و عکس، طرح، نمودارها و فیلم، در خصوص کارنامه عملکردی یک سازمان یا تهیه و تدوین می شود که در دو فضای متنی و دیجیتالی، جدای از جنبه آرشیوی و ماندگار کردن نتایج اقدامات صورت گرفته، در سازمان و روابط عمومی، می تواند مبنای بسیاری از برنامه ریزی ها و پژوهش ها واقع شود.
به گزارش پایگاه خبری روابط عمومی هنر هشتم، به نقل از وبدا، با مستندسازی اصولی و حرفه ای، اقدامات سازمان به شیوه ای صحیح و اصولی ماندگارشده و می توان گنجینه ای در اختیار داشت که بر اساس آن در مقاطع زمانی مختلف و با اتکا به این مستندات، ارزیابی درست و مستندی از برنامه، عملکرد و اقدامات سازمان و روابط عمومی را به عمل آورد و با سند و مدرک اذعان داشت که یک مجموعه یا سازمان در مقطع زمانی خاص در چه مسیر و با چه کمیّت و کیفی حرکت کرده است؛ لذا، جلسه ویدئوکنفرانسی با موضوع “مستندسازی اقدامات حوزه سلامت در مقابله با کووید ۱۹” با تاکید بر مستندسازی گام چهارم با حضور مدیران و روسای روابط عمومی دانشگاه های علوم پزشکی سراسر کشور از طریق برقراری ارتباط مجازی با ستاد وزارت بهداشت و راهبری دکتر کیانوش جهانپور، رییس مرکز روابط عمومی و اطلاع رسانی وزارت بهداشت و دکتر محمد آسایی، مشاور وزیر بهداشت در امور بهداشتی و رییس کمیته مستندسازی مقابله با کرونا، برگزار شد.
دکتر جهانپور در این نشست با تاکید بر ضرورت مستندسازی اقدامات انجام شده در مقابله با کووید ۱۹ به طرق مختلف، گفت: امر مهم مستندسازی باید از سوی تمامی دانشگاه ها مورد توجه قرار گرفته و در این راستا بیش از پیش تلاش شود.
وی با بیان اینکه همه گیری کرونا یک پدیده اجتماعی است و مقابله با آن نیز مستلزم رویکرد اجتماعی خواهد بود، اظهار کرد: در فرآیند مستندسازی باید از مدیرمحوری و خبرزدگی دوری کنیم. باید با نگاه هنرمندانه و ایده های خلاقانه پیش رویم و چنانچه در این زمینه موفق شویم، می توانیم از آن به عنوان یک سرمایه بزرگ هم به لحاظ انتقال دانش و تجربه و هم سرمایه معنوی و اجتماعی برای سالها و نسل های آتی، بهره بگیریم.
دکتر جهانپور با اشاره به جشنواره مستندسازی مدیریت مقابله با کرونا، تصریح کرد: فراخوانی در مورد جشنواره مستندسازی مدیریت مقابله با کرونا که در هفته سلامت سال ۱۴۰۰ برگزار می شود، خواهیم داشت، آثاری که در این جشنواره مدنظر است، علاوه بر آثار مستند، عکس ها و فیلم های موبایلی نیز خواهد بود تا ارائه دهندگان خدمت و صاحبان فرآیند هم در امر مستندسازی درگیر شوند. همچنین، در این زمینه، جلب مشارکت هنرمندان در استان ها نیز خالی از لطف نخواهد بود.
در ادامه نیز دکتر آسایی، رییس کمیته مستندسازی مقابله با کرونا، ضمن تبریک به مناسبت روز پرستار، بیان کرد: در راستای مستندسازی اقدامات مقابله با کووید ۱۹، معاونت های بهداشتی و روابط عمومی دانشگاه ها باید به صورت ناگسستنی با یکدیگر همکاری کنند. چراکه مقابله با کووید ۱۹، کاری است که در عرصه ارائه خدمات بهداشتی اولیه در حاشیه شهرها، کوچه و بازار، پایگاه های سلامت، مراکز منتخب ۱۶ و ۲۴ ساعته، در صنوف مختلف، وسایل حمل و نقل عمومی و پایانه ها و سایر نقاط انجام می شود. بنابراین انتظار داریم نمایندگان معاونت بهداشتی و روابط عمومی ها با هم هماهنگ باشند.
وی گفت: ما در روند ارائه خدمات سه تیم تعریف کرده ایم. مراقبین سلامت، حافظین سلامت و ناظرین سلامت. مراقبین سلامت همان افرادی هستند که به شناسایی بیماران از درب منزل تا انتقال آنها به مراکز درمانی، فعالیت دارند. تیم های حمایتی همان گروه های بسیجی هستند که به اقداماتی نظیر رسیدگی به بیماران کم بضاعت و مبحث قرنطینه خانگی مشغول هستند و تیم های نظارتی نیز همان همکاران بهداشت محیط هستند که به همراه هلال احمر یا بسیج از مراکز عرضه و فروش موادغذایی بازدید می کنند.
حال، باید بیاییم ببینیم که چگونه می توان از این فرآیندها مستند تهیه کرد؟ این موضوع نیازمند خلاقیت، ایده، نوآوری، تجربه و همکاری مستمر است. مهمترین مساله این است که میزان رضایتمندی مردم و گیرندگان خدمت را نیز ثبت کنیم.
در ادامه این جلسه، برخی دانشگاه ها نیز به ارائه نقطه نظرات و چالش های موجود در راستای مستندسازی پرداختند و مقرر شد جلسات به صورت مستمر تداوم یابد تا فرآیند مستندسازی تصویری با سرعت و روندی قابل قبول، پیش رود.
