اگر شما نیز از توان برنامه ریزی مناسبی برخوردار نیستید، خیلی خود را سرزنش نکنید چون به واسطه ارتباطی که با طیف قابل توجهی از مدیران اجرایی دارم متوجه شدم برخی از مدیران اجرایی نیز از توان برنامه ریزی مناسبی برخوردار نیستند!

اما آیا طبیعت برنامه ریزی سخت است یا کارهای ما به گونه ای است که امکان برنامه ریزی ندارد؟ پاسخ هیچکدام است؛ زیرا مشکل در ناتوانی ما در تفکر و اندیشیدن است نه در سختی برنامه ریزی.

به زبان ساده، برنامه ریزی یعنی دیدن آینده در اکنون و آماده کردن مقدمات لازم برای روبرو شدن با آن، که کاری است ساده و در عین حال ضروری.

بله، یادگرفتن برنامه ریزی ضروری است. اگر نتوانیم برنامه ریزی کنیم قادر نخواهیم بود از وقت و امکانات خود به خوبی استفاده کنیم. بدون برنامه ریزی دوباره کارهای زیادی پیش می آید و ممکن است به علت عدم تدارک وسایل لازم، انرژی زیادی صرف شود. برای مثال آیا تهیه کبریت کار سختی است؟ مسلما نه.

شما به هر بقالی که بروید می توانید کبریت تهیه کنید. اما فرض کنید به پیک نیک رفته اید و وسط صحرا یا کوه می خواهید چای درست کنید که متوجه می شوید کبریت ندارید. آیا تهیه کبریت در آن جا کار سختی است؟ بله. ممکن است برای تهیه کبریت لازم باشد مسافت زیادی را طی کنید. پس کسی که حتی برای رفتن به پیک نیک نتواند درست برنامه ریزی کند مرتب وقت خود را تلف کرده و با دوباره کاری، خود را خسته و ناتوان خواهد کرد. زیرا قابل پیش بینی است که زمان زیادی را صرف گل به سر مالیدن می کند!

اما با آن که برنامه ریزی ضرورت دارد، ما به دلایل متعددی برنامه ریزی نمی کنیم از جمله:

۱٫ عجول هستیم؛ یعنی چون به صورت کلی بر انجام کار واقفیم به سرعت وارد عمل می شویم. در صورتی که قبل از اقدام باید با دقت به جنبه های مختلف کار واقف شد. مثلا دختر جوانی برای مهمانی فارغ التحصیلی اش بدون برنامه ریزی دست به کار می شود. البته او آشپزی بلد است ولی غذا درست کردن برای ۲۰ نفر و تدارکات میهمانی با تهیه شام شب یک خانواده از نظر کمیت مواد اولیه زمان لازم برای پخت، کافی بودن وسایل پخت و … تفاوت زیادی دارد که باید از ابتدا، محاسبه و درنظر گرفته شود تا مشکلی پیش نیاید.

۲٫ توان تفکر در موضوع را نداریم؛ به جای این که با قدرت تفکر، جنبه های گوناگون کار را شناسایی و یک مدل ذهنی برای خود ایجاد کنیم، به صورت سعی و خطا عمل می کنیم. یعنی از همان اول اقدام می کنیم و اگر به نتیجه مطلوب نرسیم، آن را اصلاح کرده و مجددا اقدام می کنیم. به عنوان نمونه وقتی که می خواهیم چیدمان خانه یا دفتر محل کارمان را تغییر دهیم، به جای این که ابعاد اتاق و میز و صندلی را اندازه گرفته و نقشه چیدمان را روی کاغذ پیاده کنیم، میز را بلند می کنیم و در محل مورد نظرمی گذاریم. حال اگر وسایل جا نگرفتند، مجددا جای آن ها تغییر می دهیم و آن قدر این کار را تکرار می کنیم که به نتیجه مطلوب برسیم.

۳٫ برنامه ریزی را بلد نیستیم؛ باید بدانیم که برنامه ریزی روشمند بوده و دارای فرمول هایی است. کسی که فرمول های برنامه ریزی را بداند حتی اگر تفکرش هم ضعیف باشد، می تواند برای کارهایش برنامه ریزی کند مگر این که با یک کار پیچیده روبرو باشد که در این صورت مجبور می شود بیشتر فکر کند و توان تفکر خود را افزایش دهد یا مشورت بگیرد.

اگر می خواهیم برنامه ریز واقعی شویم لازم است از این سه ویژگی پرهیز کنیم:

از اولین ویژگی شروع می کنیم یعنی شتاب زدگی در عمل. به چند دلیل شتاب زده وارد کارها می شویم. مهمترین دلیل نداشتن حوصله است. صبر و تحمل نداریم یا می خواهیم از وضعیت فعلی خود خلاص شویم. گاهی نیز فکر می کنیم که می دانیم که چه کار باید انجام دهیم. دلیل دیگر این است که می خواهیم هر چه سریع تر از شر کار خلاص شویم. بنابراین زود شروع می کنیم که زود هم تمام کنیم.

اما، راه حل جلوگیری از شتاب زدگی، مکث قبل از کار است. این مکث فضای تفکر را ایجاد می کند، فضایی که می توان جنبه های گوناگون را بررسی کرد، راه های گوناگون را مدنظر قرار داد و بهترین آن ها را برگزید.

دومین ویژگی یاد گرفتن روش برنامه ریزی است. در اینجا به یک روش ساده در برنامه ریزی اشاره می کنیم. این روش ساده برنامه ریزی برای بسیاری از امور روزمره ما جوابگوست.

برای این روش نیاز به یک تکه کاغذ اندازه کف دست داریم. قبل از برنامه ریزی، موضوع را مدنظر قرار می دهیم و در مورد آن تمرکز می کنیم. سپس روی یک برگه آن چه که در مورد موضوع می دانیم (مثلا چه کاری باید انجام شود و به چه نتایجی
می خواهیم برسیم و چه افرادی دخیل هستند و …) و همچنین سوالات و ابهاماتی که در مورد موضوع داریم را نیز نوشته و تا حد امکان به آن پاسخ می دهیم. بعد از آن که در مورد موضوع به تصویر واضحی رسیدیم، برگه را برمی گردانیم و کلیه اقدامات لازم را (بدون توجه به ترتیب اجرا)

می نویسیم. سپس اقدامات را خوانده و ترتیب اجرا را با نوشتن اعداد کنار آن معلوم می کنیم.

یک مثال: برنامه ریزی در مورد رفتن به کوه در تعطیلات آخر هفته با استفاده از روش اولیه برنامه ریزی این است:
روی برگه: (این مطالب اگر به صورت دست نویس در
صفحه بندی ذکر شود مناسب تر است)
زمان رفت ۵ صبح و زمان برگشت عصر روز جمعه
دو وعده غذا (صبحانه ناهار) در کوه هستم. چی بخورم؟
بند کفش کوه پاره شده
یک ساله که کوه نرفتم. از وسایل کوهم خبر ندارم.
مسیر درکه قشنگ است و شیب آن هم کمتر است
پوستم به آفتاب حساس است
آیا کسی هست که بخواهد با من همراه شود؟

پشت برگه:
۱٫ خرید بند کفش
۲٫ برداشتن کوله، زیرانداز، عینک، پول، قمقمه، بادگیر، آفتاب گیر
۳٫ خرید کرم ضد آفتاب
۴٫ پختن سیب زمینی و تخم مرغ
۵٫ دعوت از همکلاسی ها برای رفتن به کوه (حداکثر ۳ نفر) و توافق در مورد مسیر
۶٫ خرید نان و چیدن غذا در ظروف
۷٫ کوک کردن ساعت
(توضیح این که اعداد کنار اقدامات بیانگر ترتیب انجام کار است که بعد از کامل شدن اقدامات نوشته شده است.)

نکات:
۱٫ بعد از اجرای برنامه، روی اقدامات را دو خط به صورت ضربدری می کشیم. با این کار به ذهن مان فرمان می دهیم که کار تمام شد و دیگر به موضوع نپردازد.

۲٫ حتما از دو روی کاغذ استفاده کنید. برگرداندن برگه بعد از اتمام مرحله شناخت صورت می گیرد. در مرحله شناخت، نوشتن سوال و ابهامات بلامانع است ولی در مرحله بعدی، کلیه اقدامات باید به صورت واضح و شفاف باشد.

۳٫ دو روی برگه از جهتی معرف دو لب مغز است که دو فرآیند مختلف در آن صورت می گیرد.