به گزارش پایگاه خبری هنر هشتم به نقل از شارا- آنچه در تمام طول سال در انتظار آن هستیم اکنون فرا رسیده است! ان شاءالله خودمان، خانواده ها و خانه های مان را آماده کنیم تا بیشترین استفاده را از برکات ماه مبارک رمضان ببریم. با این حال، بر خلاف تجهیز یخچال هایمان، آماده سازی مساجد مان برای مهمانان غیر مسلمان و اعضای رسانه وظیفه ای ضروری ست که اغلب از آن غفلت کرده ایم. در اینجا برخی از مراحل آسان ثانیه های آخر، آمده است!
روابط عمومی تماماً در مورد مدیریت مثبت روابط است. همانطور که اینجا می خوانید، لطفا دیدگاه یک غیر مسلمان را که هرگز در مرکز شما نبوده، در نظر بگیرید. گام به گام خودتان را جای آنها قرار دهید، کار را با جستجوی جامعه مسلمانان محلی، تلاش خود را در فراخوانی مساجد محلی، رفت و آمد هر روزه، پارکینگ، علائم راهنما (به خصوص در قسمت ورودی و فضای لابی) آغاز نمایید، در نظر بگیرید زمانی که آنها وارد ساختمان می شوند ممکن است چه اتفاقاتی بیفتد، در حالی که آنجا هستند چه کاری هایی انجام خواهند داد و چگونه این دیدار پایان خواهد یافت.
در زیر موارد کلیدی وجود دارد که باید بدان توجه کرد.

بخش ۱ – مکاتبات قبل از بازدید:
بسیاری از مراکز اسلامی در ارتباطات تلفنی و ایمیلی خود ناکام می مانند. با این حال، خبر خوب این است که تکنولوژی به نفع شماست! سیستمی برای پاسخگویی به موقع تماس های دریافتی و ایمیل ها طراحی نمایید. چند چیز می تواند از تلاش برای برنامه ریزی بازدیدی از یک مرکز جامعه مسلمانان مایوس کننده تر باشد، اجازه بدهید تا آنجا که می توانیم این مسئله را……..
همه ما تجربه کردیم. می دانید، فراخوانی یک مسجد و چندین مورد دیگر یا اتفاق می افتد و یا اتفاق نمی افتد:
۱) تلفن یکسره زنگ می زند! در طی ساعات متعارف کسب و کار نداشتن فردی برای پاسخ گویی به تلفن توجیه ناپذیر است، چه برسد به یک سیستم پیامگیر صوتی در حال کار.
۲) متصدی پذیرش یک “چاچا” (عموی) یا خاله ای با تسلط بسیار ناچیزی به زبان انگلیسی است! هیچ خوش آمدگویی به مرکز وجود نخواهد داشت و این یک شکست کامل برای برقراری ارتباط است
۳) فردی که به تلفن پاسخ می دهد گستاخ است!
۴) یکسره پشت خط نگه داشته می شوید.
۵) به شما گفته می شود که به روی خط خواهید رفت … و شما با بوق آزاد مواجه می شوید!

در گوگل ویس (به طور رایگان) و یا هر سرویس دیگری برای این قضیه ثبت نام کنید، فقط مطمئن شوید که از موارد زیر بهره مند هستید:
۱) خوشامد گویی واضح. اگر می گویید سلام العلیکم یا ماه رمضان مبارک، در اینصورت باید آن را ترجمه هم بنماید. رحمت خدا شما حال شما گردد و از برکات ماه مبارک رمضان بهره مند گردید.
۲) از فرد تماس گیرنده در خواست کنید شماره اش را بگذارد. این مسئله به آنها می فهماند که شما پاسخگو هستید و به اینکه آنها تماس گرفته اند اهمیت می دهید.
۳) از آنها بخواهید بگویند که به چه علت تماس گرفته اند. این کمک خواهد کرد که شما پاسخ هایتان را در اولویت قرار دهید.
۴) فهرستی از فعالیت ها و دستورالعمل های ویژه برای مهمانان و بازدید کنندگانی که دفعه ای اول شان است تهیه نمایید. سعی کنید با آگاهی از اینکه چه انتظاراتی دارند بازدید کنندگان در سهولت و آرامش باشند و از آنها به خوبی استقبال شود. مطمئن شوید که جزئیات (توضیح اینکه چه چیزی است) افطار (غذا ی که با آن روزه را می شکنند) و زمان نیایش ها را در این فهرست بگنجانید.
۵) تضمین دهید که ظرف فلان ساعت / روز با آنها تماس خواهید گرفت.
۶)در پایان از آنها تشکر کرده و آدرس وب سایت خود را به زبان آنها عنوان کنید: ما را به صورت آنلاین در www.yourlocalislamiccenter.com دنبال کنید.
توجه: همان اطلاعات باید در صفحه “بازدید از ما” در وب سایت شما نوشته شده باشد. بهتر است یک فرم “برنامه ریزی بازدید شما” داشته باشید که قرارها ملاقات و جزئیات گروه ها را برایتان ایمیل می کند.
۷) در نهایت، یک سرویس هدایت تماس راه اندازی کنید که هر زمان که نیاز بود می توانید آن را خاموش و یا روشن نمایید. این سرویس برای کارکنان یا داوطلبان شرایط تماس های از راه دور را فراهم می کند. یک سرویس خوب نشان می دهد که تماس در اصل برای مسجد بوده، به پاسخ دهندگان هشدار می دهد که از خوشامدگویی مناسب استفاده نمایند. این در شرایط اضطراری و یا هنگامی که تماس با اولویت بالا انتظار می رود حائز اهمیت است.
۸) هر کسی که موظف پاسخگوی تلفن های است باید همیشه یک قلم و دفترچه یادداشت را به همراه داشته باشد.

بخش ۲ – ایجاد یک کمیته خوشامدگویی:
تصور کنید که تمام آنچه که شما در مورد اسلام و مسلمانان می دانید چیزی است که آن را آنلاین و در شبکه های خبری دیده اید. سپس پروردگار (خدا) شما را برای بازدید از یک مسجد ترغیب کرد و شما مراحل وب سایت، ایمیل و تلفن را گذرانده اید. بنابراین شما به مرکز می آیید و (اگر هیچ کمیته استقبال وجود نداشته باشد) یکی از دو سناریو زیر امکان پذیر خواهد بود:

وضعیت – ۱: کسی آنجا نیست! درب باز است. بنابراین شما با تردید، با پرسیدن اینکه “کسی نیست” داخل می شوید و فقط صدای شماست که می پیچد. شما به اطراف نگاهی کنید، هیچ جدول، علائم “خوش آمد گویی،” خبرنامه و هیچ برگه ثبت نام بازدید کننده ای وجود ندارد. در بسیاری از موارد، فقط یک راهرو با مجموعه ای از قفسه های کتاب گرد و خاک گرفته به عنوان قفسه های کفش دیده می شود. سپس شما متوجه درب های بزرگ، خالی اما رو به فضای مفروشی می شوید و تنها نشانه هایی که می بینید آن است که: “ورود با کفش ممنوع.” و بعد از آن شما سرویس های بهداشی را مشاهده می کنید و از خودتان می پرسید که… آیا از درپشتی وارد شدم.

وضعیت- ۲: افرادی که آنجا هستند هیچ کاری انجام نمی دهند! شما وارد می شوید، و هیچ کس به شما لبخند خوشامد گویی نمی زند. (کاری با اینکه ممکن است چه اتفاقی رخ دهد اگر زنی از درب تعیین شده به عنوان ورودی مردان وارد شود.) پس از آن، هیچ کس به تو خوش آمد نمی گوید. بعد معلوم می شود که هیچ طرحی برای یاری رساندن به بازدیدکنندگان وجود ندارد و خیلی سریع متوجه می شوید که شما سر راه قرار رفتید و در برنامه های افراد اخلال ایجاد کردید.

* توجه: البته میلیون ها گزینه ی دیگر در مورد اینکه یک بازدید کننده ای سرزده با چه چیزی مواجه خواهد شد وجود دارد، حتی ممکن است تجربه بسیار مثبتی باشد، اما چرا باید چنیین ریسکی کنیم؟ داشتن یک انجمن استقبال که برای بازدید کنندگان در نظر گرفته شده روشی موثر، کم هزینه برای درگیر کردن اعضای انجمن در موفقیت این مرکز است. مثل قدیمی که می گوید – تنها یک شانس برای تاثیر گذاری نخست دارید – درست است، پس بیایید انشاءا … منتهی تلاش خود را بکنیم. از خودتان بپرسید که اگر شما بازدید کننده عبادتگاه دیگری بودید انتظار داشتید که چه برخوردی با شما بشود و سپس آن را محقق سازید.

اصول کمیته بزرگ استقبال
کمیته استقبال بزرگ باید متشکل از مردان و زنان مسلمان مهربان و آگاه باشد. حداقل یک نفر باید در ساعات فعالیت ها (در هر زمان که درب ساختمان رو به عموم باز است) “در حال انجام وظیفه باشد” ، اما حداقل باید شخصی را آماده پذیرایی از بازدید کنندگان در طول زمان اتفاقات و فعالیت های انجمن مانند تراویح (نماز شب) داشته باشد. این افراد باید به اندازه کافی در انجمن اعتبار داشته باشند که آنها بتواند واکنش دیگر اعضای انجمن را حین نشان دادن اطراف به بازدید کننده گان مدیریت نماید.
به عنوان مثال: همراهی کنید برادری را که می خواهد از هر فرد غیر مسلمانی که وی ملاقات می کند سوالات بحث برانگیز بپرسید … قبل از اینکه حتی نام آنها را بداند. اعضای انجمن باید بتوانند به گونه ای مودبانه مانع حرف زدن چنین فردی شوند و پشتیبانی کامل از امام و هیئت مدیره مسجد داشته باشند.
آنها باید مهربان بوده، پوشش مناسب داشته ، مسلط به زبان انگلیسی باشند و باید به اندازه کافی آگاه بوده و سوالات دشوار را به امام موکول کرده و بپذیرند که آنها پاسخ تمامی سوال ها را نمی دانند. مهمتر از همه باید عاشق اسلام بوده و انسانهای متعادل و شاد باشند!

ابزار های کمیته استقبال
مطالب چاپی:
اطلاعاتی را در مورد مرکز، اسلام و ماه مبارک رمضان آماده ارائه نمایید. برای مطالب چاپی در مورد مرکز، لازم است از تعداد زیادی عکس استفاده نمایید. بروشورهای ساده منظور شما را برآورده می کنند. این بروشور باید حاوی اطلاعات تاریخی مانند زمان تاسیس مرکز، زمان ساخت آن، اینکه این مرکز چه خدماتی را ارائه می دهد، و اخیرا چه تعداد شرکت کننده داشته، و همچنیین شامل هرگونه ویژگی متمایز و حقایق جالب باشد و از سوی دیگر اطمینان حاصل نمایید که بر برخی اطلاعات زندگی نامه امام و دیگر رهبران جامعه که به تلطیف مرکز کمک می کند، تاکید شده و با لیست کردن وب سایت، شماره تلفن و ساعات کار مرکز آن را به پایان برساید.

آداب لباس و پوشش
مجموعه ای از حجاب اضافی (روسری) و لباس برای ارائه به بازدید کنندگانی که در مورد لباس هایی که پوشیده اند احساس خجالت می کنند آماده نمایید. اگر مرکز دارای آداب لباس خاصی ست، باید نوشته شده و به وضوح قابل مشاهده باشد و به خوبی در موردش فکر شود. هر لباس باید به طور مداوم مورد استفاده قرار گیرد و باید حداقل الزامات مورد نیاز هر دو جنس مونث و مذکر را برآورده سازد. شما نمی خواهید که از یک غیر مسلمان درخواست کنید که ملزومات خاص پوشش را رعایت کند در حالی که آنها مسلمانانی که خیلی ساده تر از آنها در مرکز لباس پوشیدند را ببینید. این اقلام را به آنها هدیه دهید. آنها را مطلع سازید که لباس برای آنها خواهد بود، پس لزومی ندارد که آنها نگران پاکیزگی آن باشند. ۹۹٪ از مردم که به مسجد می آیند روشن فکر هستند و قدر هنجارها را می دانند و خواهان پایبندی به آن هستند. راهنمایی های شما قبل از ورود بازدیدکنندگان بسیار مهم خواهد بود؛ مردم به طور کلی نمی خواهید مسبب بی حرمتی شوند، به خصوص زمانی که سر می رسد و وارد یک محیط عمومی می شوند. چگونگی رفتار ما با بازدید کنندگان غیر مسلمان در سراسر جامعه طنین انداز می شود.

فضای اختصاصی به بازدید کننده در مرکز و در سالن نماز
یک فضای معین برای مهمانان خود ایجاد کنید. آن را به فضایی تبدیل نمایید که حواس عبادت کنندگان را منحرف نسازد و همچنین درخور بازدید کنندگان باشد. به گونه ای نباشد که آنها احساس کنند به گوشه گرد و خاکی رانده و یا از مردم پنهان شده اند. صندلی های راحتی برایشان آماده کرده و مردمی را برای پاسخگویی به سوالات آنها قرار دهید، مراسم تشریفاتی را توضیح دهید و یا حتی، در صورت نیاز، در سخنرانی آن را ترجمه کنید.
توصیه: تقریبا همه بچه ها را دوست دارد، بنابراین راهی بیابید که یک نوجوان مسلمان چیزی را به آنها پیشکش کند حتی اگر فقط یک خوشامدگویی و لبخند باشد.
نیروهایی برای پارکینگ فراهم نمایید:
نیرو های امنیتی و پارکینگ خود را آموزش دهید تا را مردمی که به نظر گم شده اند و یا مسیر را اشتباه کرده اند به لابی و یا محل دیگر که آنجا یکی از اعضای کمیته استقبال می تواند پاسخگوی آنها باشد، هدایت نمایند. اگر شما در انتظار مهمان هستید، نیرو های امنیتی و پارکینگ خود را مطلع سازید. و در همه حال آنها باید بدانند که چه در کمیته استقبال مشغول است و چه کسی در این کمیته کشیک است که تا آنها بتوانند بازدیدکنندگان را به سوی آنها هدایت نمایند.
حال که به موضوع پارکینگ پرداختیم،بهتر است اقداماتی به منظور فروتنی بیشتر نسبت به همسایگان تان اتخاذ نمایید. این امر به ویژه اگر مسجد در یک منطقه مسکونی مهم است. آنها را زمانی که در انتظار ترافیک زیادی هستید مطلع سازید.
داستان واقعی: چند سال پیش مسجد بسیار بزرگی در شمال تگزاس برای اولین بار انجمن دواطلبانه داشت. از سیاستمداران بزرگ از هر نژاد و همچنین همسایگان غیر مسلمان دعوت شد. این رویداد موفقیت بزرگی بود، در مسجد پر شده بود و حداقل نیمی از شرکت کنندگان غیر مسلمان بودند. در طول جلسات پرسش و پاسخ را وارد نمایید، اولین سوال به بانوی مسن کوتاه قدی با موهای آبی که ایستاده بود اختصاص داده شد، و وی در برابر همه پرسید،: ” چگونه همگی آنقدر غیر متمدن هستید که هر جمعه در حیاط خانه من پارک می کنید؟”

بخش ۳ – رسانه ها
با جو فعلی اطراف اسلام و مسلمانان در امریکا، انتخابات ریاست جمهوری آینده، چرخه خبری ۲۴ ساعته و سالگرد یادبود یازدهم سپتامبر ، این ماه مبارک رمضان ممکن است پتانسیل طبیعی بیش تر برای اصحاب رسانه ها فراهم نماید تا بی خبر سر بزنند. برای تمام بازدید کنندگان مرکز شما، بخش های ۱ و ۲ که در بالا ذکر شده مهم است. با این حال، مراحل زیر برای بازدید کنندگانی از رسانه های جمعی، که به دنبال تهیه فیلم از مرکز شما ، مصاحبه با کارکنان و اعضای انجمن شما و سپس انتشار یا پخش آنچه که آنها در مورد مرکز شما ثبت کرده اند، حیاتی می باشد.
۱) همیشه یک نفر را که بتواند برای مسجد یا در محل ساختمان مرکز در طی اتفاقات تصمیم گیری کند در اختیار داشته باشد.
۲) متصدی پذیرش خود را در مورد چگونگی رسیدگی به تماس از رسانه ها آموزش دهید.
۳) نیروهای پارکینگ و امنیتی خود را برای ورود متخصصین رسانه ها آموزش دهید. هنگامی که انتظار دارندکه فضای پارکینگ به آنها اختصاص داده شود.
توصیه: مطمئن شوید که هیچ کس پشت سر آنها، و یا هر بازدید کننده دیگری برای همین امر پارک دوبل انجام ندهد. متخصصین رسانه ها برنامه های فشرده ای دارند و باید قادر باشند به موقع و سریعا حرکت کنند.
۴) بین صحبت کردن با یکی از اعضای رسانه و مورد مصاحبه قرار گرفتن با رسانه ها تفاوت قائل شوید. هرگز بدون درک روشنی از وضعیت شروع به پاسخ دادن به سوالات ننماید. به یاد داشته باشید که همه میکروفون ها همیشه روشن هستند!
۵) بین صحبت کردن با یکی از اعضای انجمن و یکی از نماینده مرکز اسلامی تفاوت قائل شوید. یک عضو انجمن تنها معرف خود است. حداکثر، یکی از اعضای انجمن به عنوان بیان کننده احساسات عامه پسند دیده می شود. نماینده قابل تصدیق مرکز اسلامی دارای یک عنوان و مقام برای صحبت کردن از جانب انجمن است، حتی اگر به تنهایی اقدام کند. شما نمی توانید از صحبت کردن یکی از اعضای راغب انجمن با مطبوعات جلوگیری کنید اما شما می توانید تعیین نمایید که چه کسی صبحت کند و چه چیزی بگوید.
۶) از هدف خود آگاه باشید. به عنوان مسجد محل، شما نماینده موسسان محلی خود هستید . از اختیارات خود تجاوز نکنید، و هرگز برای گروهی بزرگتر از آنچه شما نماینده ای آن هستید صحبت نکنید.
۷) صادق باشید.
۸) یک یادداشت تشکر آمیز برای پوشش دقیق و مثبت ارسال نمایید.
از این گذشته، این متن برای پوشش مسائل مشترک و گام های ساده ای که می تواند نسبتا سریع تحقق یابد نوشته شده است. اگر سوالی خاص دارید، راحت باشید و آنها را در زیر در بخش نظرات بپرسید من فقط سوالاتی را منتشر خواهم کردکه معتقدم برای اکثر خوانندگان ما سودمند است، اما سعی خواهم کرد به سوالات خاص از طریق ایمیل پاسخ دهم.
خدا پاداش خوبی هاست، و خداوند یاری مان دهد تا خودمان و تصویر اسلام و مسلمانان را بهبود ببخشیم. امین.